Tenere a bada le email

The Clutter Diet by Lorie Marrero

Il post che oggi condivido è tratto dal video  in inglese di Lorie Marrero di The Clutter Diet, al quale vi rimando.

Come nelle diete, quando si cerca di affrontare un problema di sovrappeso, si devono seguire tre passi ben precisi:

• PREVENIRE
• RIDURRE
• MANTENERE

Vediamoli insieme.


PREVENIRE

Invece di cancellare regolarmente tutte  le mail che non ci interessano,  impariamo ad eliminare le sottoscrizioni a  quelle newsletters o agli aggiornamenti che ci rendiamo conto di  leggere raramente e che finiscono per riempire le nostre caselle.

E' anche  possibile ottenere delle mail cumulative che raggruppano i post principali del blog che ci interessa e al quale siamo iscritte. Personalmente  è quello che ho fatto con il sito inglese di Flylady. Ho richiesto la versione  Flylady Lite,  che riporta in una unica mail i messaggi principali della giornata.  Si può anche scegliere di andare direttamente online e vedere i piani di volo giornalieri e le missioni, evitando così che le nostre caselle siano piene di posta che non leggiamo mai.

Se decidiamo di seguire un blog o un sito che ha anche una pagina Facebook, possiamo leggere gli aggiornamenti online. Personalmente ho anche disattivato tutti i messaggi mail che mi comunicano novità sul mio account Facebook o Google +. Se voglio vedere qualcosa apro io personalmente il mio account. E non vengo continuamente distratta dai segnali di avviso.

RIDURRE

E'  possibile impostare dei filtri che compiano delle azioni per noi. Basta andare sul programma di mail che abbiamo e  scegliere i filtri; per esempio chiedere di archiviare in una cartella apposita tutte le mail di Flylady che potremo leggere in futuro, quando ne abbiamo il tempo  o cancellare ciò che non ci interessa.

Si può anche creare una cartella con le informazioni da leggere quando si ha un po' di tempo. Ci viene suggerito di pensare alle mail come a tutti gli altri sistemi di organizzazione, usando le tre lettere A-R-C.

Agire  subito:  ci sono mail che richiedono una risposta immediata o un'azione specifica.

Riferimento:  altre mail possono essere conservate per una futura consultazione.

Cestinare:  tutto ciò che non ci serve e non ci interessa. Sentiamoci liberi di farlo spesso anche perché oggi tutto ciò che ci necessita può essere facilmente reperito online. Non occorre neanche qui accumulare, ma è davvero liberatorio fare decluttering e lasciare andare.  

MANTENERE

Decidi qual è il tuo "Happy Number": il numero di mail che puoi accettare nella tua casella in una settimana o al giorno. Non è importante quante ma lo devi stabilire tu. (A me piace molto avere la casella di posta in arrivo  quasi vuota, anche perché, come ho già detto  posso vedere le informazioni che mi vengono inviate anche online o tramite Facebook.)

Controlla le mail in una volta sola, non continuare a verificare le mail più volte al giorno. E' una grande perdita di tempo. Puoi decidere di leggerle al mattino e alla sera, ma non continuare ad essere distratto e a fermarti da ciò che stai facendo perché ti arrivano nuovi messaggi.  

Ecco dei piccoli consigli e la mia esperienza personale. 

Anche nella posta elettronica......LESS IS MORE!